Wichtig für effiziente Meetings ist eine systematische Vorbereitung und Nachbereitung. Die Tagesordnung ist ein Schlüsselelement. Sie sollte vor Beginn des Meetings feststehen. Die Themen sollten vor dem Meeting kommuniziert werden, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Es ist im Vorfeld zu klären, wer an dem Meeting teilnehmen muss und zu welcher Zeit. Das entlastet auf der einen Seite die Teilnehmer und auf der anderen Seite sorgt das für durchgehend Aufmerksamkeit. Im Meeting gibt die Reihenfolge der Themen gibt die Priorität vor. Für jedes Thema ist eine feste Zeit einzuplanen. Ist das Thema wichtig, wird es bewusst verlängert. Dann fällt dafür explizit ein anderes Thema am Ende weg. Am Ende eines Themas sollte der Moderator rekapitulieren, was besprochen wurde. Das Ergebnis sollte immer in einem Meeting-Protokoll festgehalten werden. Es dient dazu, die Ergebnisse zu dokumentieren und Maßnahmen zu verfolgen. Es wird im Anschluss an die Teilnehmer versendet. So banal das ist, wird es an vielen Stellen noch nicht eingesetzt. Das führt dazu, dass kontroverse Themen immer wieder von neuem diskutiert werden. Für Einsprüche zum Protokoll sollte es eine Deadline geben.

Für virtuelle Meetings muss es Regeln geben. Neben den oben angegebenen Regeln hat sich folgendes bewährt:

  • Wer sich Beginn eines Themas aufschaltet, darf nicht mitreden
  • Ausreden lassen, im Zweifelsfall sogar muten durch Moderator
  • Explizite Zeitslots für jeden vereinbaren

Im Anschluss an den Vortrag konnten die Teilnehmer ihre Erlebnisse ansprechen und mögliche Lösungen wurden diskutiert.
Referenten: Hans-Martin Burr

Marco Jacob, PMP
Lead PMI LG Hannover

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